Lo scopo del modulo W-9
Le aziende utilizzano il modulo IRS W-9, Request for Taxpayer Identification Number e certificazione, per ottenere informazioni dai fornitori che assumono come appaltatori indipendenti (chiamati anche liberi professionisti). Quando un’azienda paga un appaltatore $ 600 o più durante un anno fiscale, deve segnalare questi pagamenti all’Internal Revenue Service (IRS), utilizzando una dichiarazione di informazioni chiamata Modulo 1099-MISC.2 Le aziende utilizzano il nome, l’indirizzo e il numero di previdenza sociale o il numero di identificazione fiscale forniti dai contraenti sul modulo W-9 per completare la restituzione delle informazioni. Né il mittente né il destinatario devono inviare una copia all’IRS.
Le aziende che assumono appaltatori indipendenti non trattengono l’imposta sul reddito o pagano le tasse Medicare o Social Security per i loro appaltatori indipendenti, come fanno per i loro dipendenti. Gli appaltatori sono invece responsabili di questi obblighi. Tuttavia, l’IRS vuole ancora sapere quanto hanno ricevuto questi appaltatori per assicurarsi di pagare le tasse dovute eutilizza il modulo 1099-MISC per raccogliere queste informazioni.2 Le aziende non inviano il modulo W-9 all’IRS.
Informazioni necessarie sul modulo W-9
Il modulo W-9 richiede il nome del contraente indipendente, la ragione sociale (se diversa), l’entità aziendale (dittaindividuale, società di persone, società C, società S, trust / proprietà, società a responsabilità limitata o “altro”) e l’imposta sull’attività numero di identificazione (o numero di previdenza sociale, per le imprese individuali che non utilizzano un numero di identificazione fiscale separato).
Il modulo W-9 chiede inoltre alla persona che lo compila di certificare di non essere soggetto a ritenuta alla fonte. La maggior parte dei contribuenti non lo è, ma se lo sono, la società che assume l’appaltatore indipendente dovrà trattenere l’imposta sul reddito dalla retribuzione di quell’appaltatore a un’aliquota fissa del 24% (per gli anni fiscali 2018-2025) e inviarla all’IRS.
Poiché il modulo W-9 richiede l’inserimento di un ID fiscale o numero di previdenza sociale, sia la persona che lo compila sia l’azienda che riceve il modulo compilato devono custodirlo attentamente durante la trasmissione e dopo il ricevimento per proteggerlo dal furto di identità.
Quando non dovresti compilare un W-9
Un imprenditore indipendente che riceve un W-9 inaspettato dovrebbe esitare prima di compilarlo e verificare se il richiedente ha un motivo legittimo per richiedere questo modulo. A volte gli istituti finanziari utilizzano il modulo W-9 per richiedere informazioni a un cliente quando ha bisogno di segnalare dividendi o interessi. Fai attenzione qui: l’istituto finanziario dovrebbe probabilmente già avere il tuo numero di identificazione fiscale da quando hai aperto il conto.
Un’altra situazione in cui dovresti esitare prima di compilare il modulo W-9 è se l’azienda che ti chiede di farlo è il tuo datore di lavoro e dovresti essere classificato come dipendente, non come appaltatore indipendente. La differenza è sostanziale.
Dipendente o appaltatore indipendente?
Se sei un dipendente, il tuo datore di lavoro tratterrà le tasse sul reddito, tratterrà e pagherà le tasse della previdenza sociale e Medicare e pagherà le tasse di disoccupazione sui tuoi stipendi. Se sei un imprenditore indipendente, non lo farà. Ciò significa che sarai responsabile della quota del datore di lavoro delle tasse di previdenza sociale e Medicare e che non avrai diritto all’indennità di disoccupazione in caso di licenziamento.
Un datore di lavoro senza scrupoli o in difficoltà finanziarie potrebbe provare a classificare un dipendente come appaltatore indipendente per risparmiare denaro. Se sei classificato come imprenditore indipendente, i “risparmi” fiscali del tuo datore di lavoro usciranno dalle tue tasche come imposta sul lavoro autonomo. Diventerai anche responsabile del calcolo e del pagamento delle tasse stimate quattro volte all’anno e dellacompilazione dell’Allegato C quando presenti la dichiarazione dei redditi annuale.
Non è sempre chiaro se un lavoratore sia un dipendente o un appaltatore indipendente, ma in generale, maggiore è il controllo che l’azienda ha su ciò che i lavoratori fanno e su come lo fanno, più è probabile che siano dipendenti. Se il tuo senso di Spidey inizia a formicolare quando qualcuno che ti ha assunto ti chiama un imprenditore indipendente, è un buon segno e dovresti indagare ulteriormente sulla situazione. Inizia esaminando la discussione dell’IRS sulla differenza tra i due. Se sei un dipendente,devi compilare il modulo W-4, non il modulo W-9.
Ecco un esempio di quando un datore di lavoro potrebbe legittimamente cambiare il tuo status da dipendente a collaboratore indipendente. Sei un programmatore di computer e devi entrare in ufficio dalle 9:00 alle 18:00, dal lunedì al venerdì. L’azienda fornisce la tua scrivania e il tuo computer.
A partire dal prossimo mese ti verrà richiesto di fornire il tuo computer. Sarai in grado di lavorare da casa o da qualsiasi luogo remoto desideri e puoi completare il lavoro durante le ore che desideri, purché i tuoi compiti siano completati nei tempi previsti e rispondi alle telefonate e alle e-mail relative al lavoro in tempo.
Domande frequenti su W-9
Come faccio a sapere se sono soggetto a ritenuta alla fonte?
L’IRS ti ha inviato una lettera in cui ti informa che sei soggetto a ritenuta alla fonte obbligatoria? Ciò potrebbe essere accaduto se non avessi segnalato tutti i tuoi interessi e dividendi in una precedente dichiarazione dei redditi. Se non hai ricevuto questa lettera e fornisci il tuo numero di identificazione fiscale al richiedente del modulo W-9, non sei soggetto a ritenuta alla fonte. Se sei soggetto a ritenuta alla fonte di riserva, cancella l’elemento due nella parte due del modulo W-9 prima di inviarlo.
Qual è il modo più sicuro per inviare il modulo W-9?
Se puoi consegnare il documento di persona, è l’ideale. In caso contrario, un’opzione è utilizzare un servizio online gratuito per crittografare il modulo W-9 compilato e inviarlo via e-mail in modo sicuro al richiedente. Puoi anche utilizzare un servizio di condivisione file crittografato.
Un’altra opzione è inviarlo tramite un servizio come FedEx, UPS o il servizio postale, sebbene non vi sia alcuna garanzia che il modulo non venga perso, rubato o manomesso durante il trasporto.
Non c’è inoltre alcuna garanzia che il destinatario archivierà il modulo in modo sicuro anche se lo invii in modo sicuro, quindi potresti chiedere in anticipo.
La mia azienda è un’entità esente?
Se sei un unico proprietario, probabilmente non lo è. Se è una società, potrebbe esserlo, se si qualifica per lo stato di esenzione fiscale IRS.
Ho sia un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) che un numero di previdenza sociale. Quale numero devo inserire nel modulo?
Se sei un unico proprietario, puoi inserire uno dei due. Se la tua azienda è una LLC classificata come società o partnership, utilizza l’EIN dell’entità. Se la tua azienda è una LLC unipersonale che èun’entità ignorata, inserisci il tuo SSN o EIN (non l’EIN dell’entità).
Posso rifiutarmi di compilare il modulo W-9?
Sicuro. Se rifiuti in risposta a una richiesta legittima, il tuo cliente tratterrà le tasse dalla tua retribuzione con un’aliquota del 24%. Il reparto contabilità potrebbe anche trovarti un problema e dire al tuo contatto di rifiutarsi di fare ulteriori affari con te. Le aziende hanno un forte obbligo da parte dell’IRS di ottenere un modulo W-9 compilato da chiunque paghi $ 600 o più durante l’anno. Il mancato rispetto può comportare multe.
Se pensi che la persona che richiede il modulo non abbia il diritto di richiederlo, il rifiuto è probabilmente una buona idea. Se sei preoccupato, chiedi a un professionista fiscale cosa dovresti fare.
Oltre a un cliente, chi potrebbe chiedermi di compilare il modulo W-9?
Una banca, una società di intermediazione, un istituto di credito che ha cancellato un debito che devi o l’emittente di un premio che hai vinto tutto potrebbe chiedere. Se sei un ospite di “Ellen” durante la sua promozione “12 Days of Giveaways” e i produttori di talk show ti chiedono di compilare un W-9 prima di partire, è lecito ritenere che la richiesta sia legittima. Se ricevi un’e-mail che dice che hai vinto un premio per un concorso a cui non ricordi di aver partecipato, potresti non voler dare a quella persona un W-9.
Attenzione alle truffe di phishing W-9. Se ricevi una richiesta e-mail per un modulo W-9 e non sei sicuro che sia legittimo, contatta il presunto mittente per telefono (e non utilizzare alcun numero di telefono nell’e-mail sospetta) per chiedere se la richiesta è valida. Gli aggressori sono sofisticati e possono far sembrare che un messaggio provenga dalla tua banca o persino dal tuo cliente. E se ricevi un’email dall’IRS, è sicuramente un tentativo di phishing e dovresti inoltrare l’email a [email protected]. L’IRS non avvia il contatto con i contribuenti tramite e-mail.
La linea di fondo
I moduli W-9 sono per appaltatori indipendenti, chiamati anche liberi professionisti. È importante compilare il modulo correttamente, ma solo se sei sicuro che sia il modulo giusto da inviare e che la richiesta sia legittima.