Piano non responsabile

Che cos’è un piano non responsabile?

Il TaxCuts and Jobs Act (TCJA) del 2017 ha eliminato le detrazioni dettagliate per i dipendenti che sostengono spese non rimborsate per le attività aziendali dal 2018 al 2025.1 Gli ex dipendenti potevano detrarre le spese vive per cose come la pulizia uniforme e le tariffe per le organizzazioni professionali.

Le aziende possono compensare la perdita di questa detrazione da parte dei dipendenti istituendo un piano non responsabile, che è un modo per fornire ai dipendenti un’indennità per le spese aziendali o di viaggio che non deve essere giustificata da un datore di lavoro.

Il denaro fornito ai dipendenti in un piano non responsabile è considerato reddito imponibile e dovrebbe figurare nel W-2 di un dipendente.

Conosciuto anche come piano di indennità, i piani non responsabili differiscono dai piani responsabili in quanto questi ultimi richiedono ai dipendenti di fornire una contabilità adeguata per ricevere il rimborso. Poiché il denaro ricevuto dai dipendenti nell’ambito di un piano responsabile è per il rimborso del denaro speso per le spese relative all’attività, non è tassabile.

Punti chiave

• I dipendenti erano in grado di detrarre le spese aziendali dalle loro tasse, ma il Tax Cuts and Jobs Act ha eliminato tali detrazioni dettagliate almeno fino al 2025.
• Le aziende che desiderano continuare a consentire ai propri dipendenti di pagare spese come la pulizia uniforme o le quote a un’organizzazione professionale possono impostare un piano responsabile o non responsabile.
• Un piano non responsabile è utile per le aziende che non vogliono pre-autorizzare le spese dei dipendenti.

Come funziona il piano non responsabile

Sebbene il denaro dato ai dipendenti nell’ambito di un piano non responsabile sia destinato a essere speso per spese aziendali, come viaggi, pasti o intrattenimento, il destinatario può spenderlo come preferisce. Ad esempio, se un datore di lavoro dovesse dare a un dipendente $ 500 per coprire il costo dei pasti durante un viaggio di lavoro, in base a un piano non responsabile, il dipendente potrebbe mangiare cibo poco costoso per ogni pasto e intascare i risparmi.

Per quanto riguarda l’Internal Revenue Service (IRS), tuttavia, è un compenso che viene pagato in aggiunta allo stipendio o alla retribuzione. In quanto tale, è tassato come reddito. I datori di lavoro possono utilizzare un piano non responsabile per alcune voci di spesa e un piano responsabile per altre spese.

Piano non responsabile: spese e tasse

Qualsiasi esborso per spese relative all’attività in un piano non responsabile può essere richiestodal destinatariocome detrazione dettagliata e diversificata sul proprio modulo 1040. Tali spese sono soggette a una limitazione del 2% che impone che i filer che specificano in dettaglio possano detrarre solo la parte delle spese che supera il 2% del loro reddito lordo rettificato (AGI).

Secondo le regole IRS, le spese devono essere sia ordinarie che necessarie per essere deducibili;in caso contrario, l’IRS potrebbe negarli o considerarli “generosi” e anche non consentirli, sebbene ciò venga applicato raramente.

Nel contesto dei piani non responsabili, “ordinario e necessario” ha una definizione più permissiva a seconda del contesto.”Ordinario” significa semplicemente qualcosa che è tipicamente necessario per il funzionamento di un’azienda.”Necessario” significa semplicemente che un elemento è appropriato e utile per il funzionamento di un’azienda. Per ulteriori informazioni, vedere la pubblicazione IRS 535: Business Expenses.

Piano non responsabile vs. piano responsabile

In un piano responsabile, il dipendente deve dimostrare qual era la spesa e a cosa serviva, quanto era e che è stata sostenuta mentre faceva affari per l’azienda. Le spese del piano responsabile non sono considerate reddito imponibile. Eventuali anticipi non utilizzati devono essere restituiti alla società in modo tempestivo (come specificato dall’IRS).