Fattura
Cos’è una fattura?
Una fattura è un documento commerciale con marca temporale che elenca e registra una transazione tra un acquirente e un venditore. Se beni o servizi sono stati acquistati a credito, la fattura solitamente specifica i termini dell’affare e fornisce informazioni sui metodi di pagamento disponibili.
I tipi di fatture possono includere una ricevuta cartacea, un atto di vendita, una nota di addebito, una fattura di vendita o un record elettronico online.
Punti chiave
- Una fattura è un documento che conserva la registrazione di una transazione tra un acquirente e un venditore, ad esempio una ricevuta cartacea di un negozio o un record online di un venditore online.
- Le fatture sono un elemento critico dei controlli interni e degli audit contabili.
- Gli addebiti riportati su una fattura devono essere approvati dal personale di gestione responsabile.
- Le fatture in genere definiscono i termini di pagamento, i costi unitari, la spedizione, la gestione e qualsiasi altro termine delineato durante la transazione.
Nozioni di base di una fattura
Una fattura deve indicare che si tratta di una fattura nella parte anteriore della fattura. In genere ha un identificatore univoco chiamato numero di fattura che è utile per riferimento interno ed esterno. Una fattura in genere contiene le informazioni di contatto per il venditore o il fornitore di servizi nel caso in cui si verifichi un errore relativo alla fatturazione.
I termini di pagamento possono essere indicati sulla fattura, così come le informazioni relative a eventuali sconti, dettagli di pagamento anticipato o oneri finanziari valutati per pagamenti in ritardo. Presenta inoltre il costo unitario di un articolo, le unità totali acquistate, il trasporto, la movimentazione, la spedizione e gli oneri fiscali associati e delinea l’importo totale dovuto.
Le aziende possono scegliere di inviare semplicemente un estratto conto di fine mese come fattura per tutte le transazioni in sospeso. In tal caso, la dichiarazione deve indicare che non verranno inviate fatture successive. Storicamente, le fatture sono state registrate su carta, spesso con più copie generate in modo che l’acquirente e il venditore abbiano ciascuno un record della transazione per i propri record. Attualmente, le fatture generate dal computer sono abbastanza comuni. Possono essere stampati su carta su richiesta o inviati tramite posta elettronica alle parti di una transazione. I record elettronici consentono inoltre una ricerca e un ordinamento più semplici di transazioni particolari o date specifiche.
Una fattura proforma è una fattura di vendita preliminare inviata agli acquirenti prima di una spedizione o consegna di merci. La fattura in genere descrive gli articoli acquistati e altre informazioni importanti come il peso di spedizione e le spese di trasporto. Le fatture proforma entrano spesso in gioco con le transazioni internazionali, soprattutto ai fini doganali sulle importazioni.
Una fattura proforma è un accordo vincolante, sebbene le condizioni di vendita siano soggette a modifiche.
L’importanza della data della fattura
La data della fattura rappresenta l’ora e la data timbrate in cui le merci sono state fatturate e la transazione registrata ufficialmente. Pertanto, la data della fattura contiene informazioni essenziali sul pagamento, poiché determina la durata del credito e la data di scadenza della fattura. Ciò è particolarmente cruciale per le entità che offrono credito, come 30 netti. La data di scadenza effettiva della fattura è di solito 30 giorni dopo la data della fattura. Allo stesso modo, le aziende offrono ai clienti la possibilità di restituire gli articoli in genere hanno una scadenza basata su un certo numero di giorni dalla prova di acquisto, come indicato sulla fattura.
Fatturazione elettronica
Dall’avvento dell’era dei computer, le persone e le aziende hanno trovato più facile fare affidamento sulla fatturazione elettronica come alternativa ai documenti cartacei. La fatturazione elettronica, o fatturazione elettronica, è una forma di fatturazione elettronica per generare, archiviare e monitorare i documenti relativi alle transazioni tra le parti e garantire che i termini dei loro accordi siano rispettati.
Questi documenti elettronici possono includere fatture e ricevute, ordini di acquisto, note di debito e credito, termini e istruzioni di pagamento e distinte di rimessa. Le fatture digitali vengono normalmente inviate tramite e-mail, pagina web o app. I vantaggi includono quanto segue:
- Permanenza e resistenza ai danni fisici
- Facilità di ricerca e ordinamento per nomi, termini o date specifici
- Maggiore verificabilità
- La possibilità di stampare o riprodurre su richiesta
- La capacità di raccolta dati e business intelligence
- Riduzione del consumo di carta
La fatturazione elettronica include diverse tecnologie e opzioni di immissione e viene utilizzata come termine generale per descrivere qualsiasi metodo mediante il quale una fattura viene presentata elettronicamente a un cliente per il pagamento. Diversi standard di fatturazione elettronica, come EDIFACT e UBL, sono stati sviluppati in tutto il mondo per facilitare l’adozione e l’efficienza.
Fatture e contabilità fornitori
Le fatture tracciano la vendita di un prodotto per il controllo dell’inventario, a fini contabili e fiscali, il che aiuta a tenere traccia della contabilità fornitori e di obblighi simili dovuti. Molte aziende spediscono il prodotto e si aspettano il pagamento in una data successiva, quindi l’importo totale dovuto diventa un conto da pagare per l’acquirente e un conto da ricevere per il venditore.
Le fatture moderne vengono trasmesse elettronicamente, anziché essere cartacee. In caso di smarrimento di una fattura, l’acquirente può richiederne una copia al venditore. L’uso di una fattura rappresenta la presenza di credito, in quanto il venditore ha inviato un prodotto o fornito un servizio senza ricevere contanti in anticipo.
Le fatture sono diverse dagli ordini di acquisto, che vengono creati prima che un cliente ordini un bene o un servizio.
Fatture e controlli interni
Le fatture sono un elemento critico dei controlli interni contabili. Gli addebiti su una fattura devono essere approvati dal personale di gestione responsabile. In alternativa, una fattura viene abbinata a un ordine di acquisto e, dopo aver riconciliato le informazioni, viene effettuato il pagamento per le transazioni approvate. Una società di revisione garantisce che le fatture vengano inserite nel periodo contabile appropriato quando si verifica il limite di spesa.