Invito a fare un’offerta (IFB)

Che cos’è un invito a presentare offerte (IFB)?

Un invito a presentare offerte (IFB), a volte indicato come un invito a fare offerte, viene utilizzato in situazioni in cui i potenziali fornitori o fornitori di servizi differiscono principalmente sul prezzo.

L’emissione di un IFB consente a un’azienda di fornire specifiche scritte dettagliate, inclusi tutti i termini e le condizioni necessarie per il lavoro sul progetto specifico che desidera appaltare. Le aziende possono inviare inviti a fare offerte oralmente o per iscritto.

Punti chiave

• Con un invito a presentare offerte (IFB), una sollecitazione completa descriverà il progetto in dettaglio, inclusi i requisiti di presentazione, le scadenze, l’ambito del progetto, la durata, le qualifiche minime, gli standard di servizio obbligatori e le garanzie richieste.
• Fornendo tali dettagli, una società che utilizza il processo IFB può snellire il proprio processo decisionale scegliendo l’offerente qualificato con l’offerta con il prezzo più basso.
• Gli IFB sono più efficienti quando l’entità che richiede le offerte ha una comprensione dettagliata del lavoro o del servizio di cui ha bisogno e dei passaggi necessari per completarlo.
• Ad esempio, i principali progetti di infrastrutture e trasporti sono adatti per il processo IFB.

Capire un invito a fare un’offerta (IFB)

Un invito a presentare offerte completo (IFB) descriverà in dettaglio il progetto pianificato, definirà i requisiti per la presentazione (comprese le scadenze, l’ambito del progetto e la durata), le qualifiche minime, gli standard di servizio obbligatori e le garanzie richieste. Fornisce inoltre una descrizione del processo di selezione generale, comprese le tempistiche.

Un IFB differisce da una richiesta di proposta, in quanto l’obiettivo è quello di ottenere le proposte degli appaltatori riguardanti i costi per completare il progetto con meno enfasi sull’offerente che presenta le proprie idee su come completare un progetto o eseguire il servizio.

Attraverso il processo IFB, le aziende possono semplificare il loro processo decisionale scegliendo l’offerente qualificato con l’offerta con il prezzo più basso. Gli offerenti, a loro volta, possono concentrarsi più strettamente sulla stima dei potenziali costi associati al completamento di un progetto e possono produrre un’offerta più velocemente.

Uno svantaggio di questo approccio è che la scelta del fornitore o appaltatore con il costo più basso può causare problemi di qualità e prestazioni. Le entità di sollecito possono ridurre al minimo questo rischio essendo molto chiari sulle qualifiche minime per gli offerenti, nonché sull’ambito del progetto, sulle specifiche e sugli standard di servizio.

Quando sollecitare un invito a presentare offerte (IFB)

Le leggi federali, statali o locali spesso richiedono alle organizzazioni governative di condurre una procedura di gara tramite richieste IFB. Questo per promuovere la trasparenza, prevenire la corruzione ed evitare favoritismi. Anche le istituzioni accademiche usano regolarmente IFB.

Gli IFB sono più efficienti quando l’entità che richiede le offerte ha una comprensione dettagliata del lavoro o del servizio necessario e dei passaggi necessari per completarlo, lasciando il prezzo come il principale fattore determinante nella scelta tra i fornitori.

Esempi di progetti spesso soggetti a questo tipo di procedura di offerta includono grandi progetti infrastrutturali come la costruzione e la riparazione di ponti e autostrade e quelli che coinvolgono il trasporto di massa. D’altra parte, una RFP o una richiesta di offerta potrebbe essere più efficace nei casi in cui il lavoro coinvolge servizi professionali, dove i fattori qualitativi tra cui l’approccio e l’assistenza alla concettualizzazione hanno un peso maggiore nel processo decisionale.