Oggetto eccezione
Che cos’è un elemento di eccezione?
Un elemento di eccezione è un termine bancario utilizzato per descrivere un assegno o un altro pagamento che non può essere elaborato o che viene interrotto. Le ragioni di questo ostacolo possono includere il fatto che è stato effettuato un ordine di pagamento interrotto, l’account di un cliente è stato chiuso, non ci sono fondi sufficienti nel conto del pagatore o l’assegno è incompleto o manca una firma.
In particolare, un elemento di eccezione non deve essere confuso con il termine contabile ” elemento eccezionale “, che è un onere raro sostenuto da una società che deve essere annotato separatamente nella sua rendicontazione finanziaria.
Punti chiave
- Un elemento di eccezione, nel settore bancario, si riferisce a una transazione che non può essere elaborata completamente.
- I ritardi possono includere semplici errori come un errore di battitura o una firma mancante, a problemi più strutturali come un pagamento interrotto o un assegno rimbalzato.
- Una volta che un noioso processo di back-office, il software e l’automazione hanno reso l’identificazione e la rettifica degli elementi di eccezione molto più rapida ed efficiente.
Spiegazione degli elementi di eccezione
Come notato sopra, motivi particolari per le voci di eccezione includono l’interruzione dei pagamenti (una richiesta da parte del titolare del conto di annullare un assegno o un pagamento che non è stato ancora elaborato), un conto chiuso o un assegno non completamente compilato. Un assegno rimbalzato, ad esempio, è un esempio di un elemento di eccezione per un assegno che non può essere elaborato perché il titolare del conto ha fondi non sufficienti (NSF) disponibili per l’uso.
Le banche restituiscono, o “rimbalzano”, questi assegni, noti anche come assegni di gomma, piuttosto che onorarli, e le banche possono successivamente addebitare agli autori di assegni le commissioni NSF.
Negli ultimi anni sono stati sviluppati programmi software per computer per aiutare il personale della banca a individuare e risolvere le eccezioni in modo più efficiente.
Voci di eccezione e interruzione dei pagamenti
Per richiedere l’interruzione del pagamento, il titolare di un conto fornisce informazioni specifiche (ad esempio, il numero dell’assegno, il destinatario, la data, ecc.) Alla banca. Queste informazioni riguardano un controllo in corso che il pagatore desidera sospendere o annullare. La banca quindi contrassegna l’assegno e ne impedisce la liquidazione. Alcune banche offrono ai titolari di conto la possibilità di estendere o aggiornare il pagamento interrotto, tramite una richiesta verbale o scritta. Ciò è particolarmente utile se la banca non è in grado di individuare l’assegno specifico. Se la banca non riesce a trovare l’assegno dopo un periodo di sei mesi, il pagamento interrotto scadrà generalmente.
L’emissione di pagamenti interrotti generalmente costa al titolare del conto una piccola commissione di circa $ 30 (sebbene le politiche bancarie differiscano a questo proposito). Il titolare di un conto può emettere un pagamento interrotto per molti motivi, tra cui l’invio di un assegno per un importo errato o l’annullamento di un acquisto dopo aver inviato l’assegno per posta. Solo in alcune occasioni un istituto finanziario non sarà in grado di onorare un pagamento interrotto.
Esempio di gestione automatizzata degli elementi di eccezione
Molte aziende ora automatizzano il processo di gestione delle eccezioni. Ad esempio, la società Blackline offre una “piattaforma di automazione e controlli finanziari” completa, fornita in modo sicuro tramite il cloud. Il software consente alle organizzazioni di semplificare l’intero ciclo di vita contabile e finanziario in modo centralizzato e sicuro.
Inoltre, la società Digital Check ha sviluppato il proprio “Special Document Handling (SDH)”, un processo specifico per snellire le eccezioni ricorrenti. SDH identifica gli articoli in eccezione tramite il loro numero di instradamento / transito (nonché il numero di conto nazionale o il numero IBAN ). Digital Check applica quindi impostazioni di soglia speciali, che aiutano l’immagine a superare i test di analisi della qualità. Ciò comporta la rimozione dell’immagine di sfondo dal controllo mantenendo le informazioni importanti (ad esempio, a chi è scritto l’elemento e la firma).