Nota di debito

Cos’è una nota di debito?

Una nota di addebito è un documento utilizzato da un venditore per informare l’acquirente delle obbligazioni di debito correnti o un documento creato da un acquirente quando si restituisce la merce ricevuta a credito. La nota di addebito può fornire informazioni su una fattura imminente o servire come promemoria per i fondi attualmente dovuti. Per gli articoli restituiti, la nota includerà il credito totale previsto, un inventario degli articoli restituiti e il motivo della restituzione.

Considerazioni chiave:

• Una nota di addebito è separata da una fattura e informa l’acquirente degli attuali debiti.
• Una nota di addebito è anche un documento creato da un acquirente al momento della restituzione della merce ricevuta a credito.
• Nel caso di articoli restituiti, la nota riporterà l’importo del credito, l’inventario degli articoli restituiti e il motivo del reso.

Come funziona una nota di debito

Una nota di addebito, nota anche come nota di addebito, viene generalmente utilizzata nelle transazioni business-to-business. Tali transazioni spesso comportano un’estensione del credito, il che significa che un venditore invia una spedizione di merci a un’azienda prima che il costo dell’acquirente venga pagato. La nota indica all’acquirente che il venditore ha addebitato il proprio conto. Sebbene i beni reali stiano cambiando di mano, il denaro reale non viene trasferito fino a quando non viene emessa una fattura effettiva. Debiti e crediti vengono invece registrati in un sistema di contabilità per tenere traccia delle scorte spedite e dei pagamenti dovuti.

Le note di debito sono separate dalle fatture perché sono generalmente formattate come lettere e potrebbero non richiedere il pagamento immediato. Ciò è vero quando la nota di addebito viene utilizzata per informare l’acquirente di imminenti obbligazioni di debito basate su importi che devono ancora essere fatturati ufficialmente.

Forme alternative di note di debito

Alcune aziende utilizzano note di addebito per fatturare articoli che non sono la loro attività principale. Ad esempio, se una società subaffitta parte del suo spazio di magazzino, potrebbe emettere una nota di addebito per l’affitto. Le note di addebito potrebbero essere utilizzate anche per correggere errori nelle fatture. Ad esempio, se un cliente è sottocosto su una fattura, potrebbe essere emessa una nota di addebito per l’importo mancante che avrebbe dovuto essere fatturato.

Oltre al formato lettera, le note di addebito possono essere fornite anche come ricevute di spedizione con la merce ricevuta. Sebbene l’importo dovuto possa essere annotato, il pagamento non è previsto fino a quando non viene inviata una fattura ufficiale all’acquirente. Ciò può consentire all’acquirente di restituire la merce, se necessario, senza dover prima provvedere al pagamento.

Alcune note di addebito possono essere inviate come cartoline informative che servono solo come promemoria del debito accumulato dall’acquirente. Questo può essere utile nei casi in cui il venditore non è certo se una fattura originale è stata ricevuta o rivista. La cartolina può anche contenere informazioni su come saldare il debito, come le informazioni di contatto pertinenti.

Note di addebito come documenti opzionali

Non tutte le società scelgono di inviare note di addebito ad acquirenti con obbligazioni di debito in sospeso o in sospeso. In generale, un venditore la considera una pratica commerciale standard e la utilizza secondo procedure interne o non la utilizza affatto. In alcuni casi, un acquirente può richiedere un documento con le informazioni contenute in una nota di addebito per soddisfare i requisiti di registrazione interna.