Come funziona il budget per le aziende
Cos’è un budget?
Un budget è una previsione di entrate e spese per un periodo futuro specificato. I budget sono utilizzati da aziende, governi e famiglie e sono parte integrante della gestione efficiente di un’azienda (o famiglia). Il budget per le aziende funge da piano d’azione per i manager e da punto di confronto alla fine di un periodo.
Il processo di definizione del budget per le aziende può essere impegnativo, in particolare se i clienti non pagano in tempo o le entrate e le vendite sono intermittenti. Esistono diversi tipi di budget utilizzati dalle aziende, inclusi budget operativi e budget principali, nonché budget statici e flessibili. In questo articolo, esploriamo il modo in cui le aziende affrontano il budget e come le aziende affrontano la mancanza di budget.
Punti chiave
- Un budget è una previsione delle entrate e delle spese per un periodo specificato ed è parte integrante della gestione efficiente di un’azienda.
- Un budget statico è un budget con numeri basati su output e input pianificati per ciascuna delle divisioni dell’azienda.
- Un budget di flusso di cassa aiuta i manager a determinare la quantità di denaro generata da un’azienda durante un periodo.
- I budget flessibili contengono i risultati effettivi e vengono confrontati con il budget statico dell’azienda per identificare eventuali scostamenti.
Come funzionano i budget
Sebbene il processo di definizione del budget per le aziende possa diventare complesso, nella sua forma più elementare, un budget confronta le entrate di un’azienda con le sue spese in un determinato periodo.
Naturalmente, determinare quanto spendere per varie spese e prevedere le vendite è solo una parte del processo. I dirigenti dell’azienda devono anche fare i conti con una miriade di altri fattori, comprese le spese in conto capitale previste, che sono grandi acquisti di attività fisse come macchinari o una nuova fabbrica. Devono anche pianificare le loro continue esigenze di cassa, le carenze di entrate e il contesto economico. Indipendentemente dal tipo di attività, la capacità di valutare le prestazioni utilizzando i budget è fondamentale per la salute finanziaria complessiva di un’azienda.
Tipi di budget
Di seguito sono riportati alcuni dei tipi più comuni di budget utilizzati dalle aziende per prevedere con precisione i propri numeri.
Budget principale
La maggior parte delle aziende inizierà con un budget principale, che è una proiezione per l’intera azienda. I budget principali prevedono in genere l’intero anno fiscale. Il budget principale includerà le proiezioni per gli elementi del conto economico, dello stato patrimoniale e del rendiconto finanziario. Queste proiezioni possono includere entrate, spese, costi operativi, vendite e spese in conto capitale.
Budget statico
Un budget statico è un budget con numeri basati su output e input pianificati per ciascuna delle divisioni dell’azienda. Un budget statico è solitamente il primo passo della definizione del budget, che determina quanto ha un’azienda e quanto spenderà. Il budget statico considera le spese fisse, che non sono variabili né dipendenti dai volumi di produzione e dalle vendite. Ad esempio, l’affitto sarebbe un costo fisso indipendentemente dal volume delle vendite per un’azienda.
Alcune industrie, come le organizzazioni non profit, ricevono donazioni e sovvenzioni che si traducono in un budget statico da cui non possono superare. Altri settori utilizzano budget statici come punto di partenza o un numero di riferimento, simile al budget principale, e apportano aggiustamenti alla fine dell’anno fiscale se è necessario più o meno nel budget. Quando si crea un budget statico, i manager utilizzano metodi di previsione economica per determinare numeri realistici.
Budget operativo
Il budget operativo include le spese e le entrate generate dalle operazioni commerciali quotidiane dell’azienda. Il budget operativo si concentra sulle spese operative, incluso il costo del venduto (COGS) e le entrate o entrate. COGS è il costo della manodopera diretta e dei materiali diretti che sono legati alla produzione.
Il budget operativo rappresenta anche i costi generali e amministrativi direttamente legati alla produzione dei beni e servizi. Tuttavia, il budget operativo non include elementi come spese in conto capitale e debito a lungo termine.
Budget del flusso di cassa
Un budget di flusso di cassa aiuta i manager a determinare la quantità di denaro generata da un’azienda durante un periodo specifico. Gli afflussi e i deflussi di denaro per un’azienda sono importanti perché le spese devono essere pagate in tempo dalla liquidità generata. Ad esempio, il monitoraggio della riscossione dei crediti, ovvero denaro dovuto dai clienti, può aiutare le aziende a prevedere la liquidità dovuta in un determinato periodo.
Questo processo può essere impegnativo se troppi clienti sono scaduti. Per compensare questo, molte aziende creano qualcosa chiamato ” indennità per crediti dubbi “, che stima l’importo dei crediti che si prevede non saranno esigibili.
I budget del flusso di cassa aiutano a esaminare le pratiche passate per esaminare cosa funziona e cosa no e apportare modifiche. Ad esempio, una società potrebbe richiedere una linea di credito per il capitale circolante a breve termine a una banca per assicurarsi di incassare nel caso in cui un cliente paghi in ritardo. Inoltre, le aziende possono chiedere opzioni più flessibili per i loro debiti contabili, ovvero denaro dovuto ai fornitori per soddisfare qualsiasi esigenza di flusso di cassa a breve termine.
Utilizzo di un budget per valutare le prestazioni
Una volta terminato un periodo, la direzione deve confrontare le previsioni dal budget statico o master con le prestazioni dell’azienda. È in questa fase che le aziende calcolano se il budget è stato in linea con le spese e le entrate pianificate.
Budget flessibile
Un budget flessibile è un budget contenente cifre basate sull’output effettivo. Il budget flessibile viene confrontato con il budget statico dell’azienda per identificare eventuali scostamenti (o differenze) tra la spesa prevista e quella effettiva.
Con un budget flessibile, i valori in dollari preventivati (cioè i costi o i prezzi di vendita) vengono moltiplicati per le unità effettive per determinare quale numero particolare verrà assegnato a un livello di produzione o di vendita. Il calcolo restituisce i costi variabili totali coinvolti nella produzione. La seconda componente del budget flessibile sono i costi fissi. In genere, i costi fissi non differiscono tra budget statici e flessibili.
Poiché i budget flessibili utilizzano i numeri del periodo corrente (vendite, entrate e spese), possono aiutare a creare previsioni basate su più scenari. Le aziende possono calcolare vari risultati in base a diversi output, come le vendite o le unità prodotte. Budget flessibili o variabili aiutano i manager a pianificare sia la produzione bassa che quella alta per prepararsi indipendentemente dal risultato.
Variazioni di budget
Come affermato in precedenza, possono sorgere degli scostamenti tra il budget statico e i risultati effettivi. Le due varianze comuni sono chiamate varianza del budget flessibile e varianza del volume delle vendite.
La varianza del budget flessibile confronta il budget flessibile con i risultati effettivi per determinare gli effetti che i prezzi oi costi hanno avuto sulle operazioni. In confronto, la varianza del volume delle vendite confronta il budget flessibile con il budget statico per determinare l’effetto che il livello di attività di vendita di un’azienda ha avuto sulle sue operazioni.
A partire da questi due budget, un’azienda può sviluppare budget individuali flessibili e statici per qualsiasi elemento delle sue operazioni. Gli scostamenti sono classificati come favorevoli o sfavorevoli.
Se la variazione del volume di vendita è sfavorevole (il budget flessibile è inferiore al budget statico), le vendite dell’azienda (o la produzione con una variazione del volume di produzione) risulteranno inferiori al previsto.
Se, tuttavia, la varianza del budget flessibile fosse sfavorevole, sarebbe il risultato di prezzi o costi. Sapendo dove l’azienda sta fallendo o sta superando il punteggio, i manager possono valutare le prestazioni dell’azienda in modo più efficiente e utilizzare i risultati per apportare le modifiche necessarie.
Un budget flessibile può aiutare le aziende a tenere conto sia delle spese variabili che di quelle fisse, creando un processo più dinamico e portando a previsioni più accurate.
Implementazione dei budget
Per la maggior parte delle aziende, le spese aumentano di tanto in tanto. I budget statici in genere fungono da linea guida, nel senso che possono essere modificati o aggiustati una volta che gli scostamenti sono stati identificati tramite un budget flessibile. Comprendendo i diversi tipi di budget, i manager possono ottenere una grande quantità di informazioni attraverso l’analisi degli scostamenti di budget che portano a decisioni aziendali più informate.