Software di contabilità
Che cos’è il software di contabilità?
Il software di contabilità è un programma per computer che assiste contabili e contabili nella registrazione e nella segnalazione delle transazioni finanziarie di un’azienda. La funzionalità del software di contabilità varia da prodotto a prodotto. Le aziende più grandi possono scegliere di implementare una soluzione personalizzata che integra una grande quantità di dati da molti reparti diversi. Le piccole imprese spesso scelgono un prodotto standard.
Punti chiave
- Il software di contabilità è un programma per computer che assiste i contabili nella registrazione e nella segnalazione delle transazioni finanziarie di un’azienda.
- Diverse aziende hanno esigenze di software di contabilità diverse. Alcuni potrebbero aver bisogno solo di un software di contabilità generico e pronto all’uso, mentre altri avranno bisogno di un software di contabilità personalizzato e complesso.
- Il software di contabilità semplifica l’esecuzione, la comprensione e l’analisi dei calcoli contabili.
- È richiesto meno spazio per gli uffici con il software di contabilità, poiché rende obsoleto l’uso di dati fisici, il che consente di risparmiare sui costi per quanto riguarda l’affitto.
- Il software di contabilità semplifica il recupero dei vecchi dati contabili, il che è utile per gli audit interni ed esterni.
- Le aziende che offrono software di contabilità includono Intuit, Microsoft, SAP e Oracle.
Comprensione del software di contabilità
Il software di contabilità è una risorsa inestimabile per le aziende moderne. Il software consente il monitoraggio dettagliato delle transazioni finanziarie e rapporti e analisi quasi istantanei. Prima del software di contabilità, queste attività dovevano essere eseguite a mano, utilizzando grandi giornali di transazione.
Il reporting ad hoc era generalmente impraticabile a causa della manodopera necessaria per consolidare gli inserimenti manuali. Il software di contabilità automatizza queste attività, riducendo i costi di contabilità e consentendo un migliore processo decisionale finanziario attraverso rapporti tempestivi.
Il software di contabilità consente inoltre l’archiviazione di numerose quantità di dati senza dover occupare spazio fisico. Ciò si traduce in aziende che necessitano di meno spazio in ufficio perché non hanno più bisogno di grandi file room per archiviare raccoglitori di dati. Meno spazio per uffici consente risparmi sui costi.
La possibilità di accedere facilmente alle informazioni contabili tramite il software di contabilità semplifica il completamento degli audit, in particolare quelli che richiedono la valutazione delle informazioni degli anni precedenti. Questo non solo assiste con gli audit interni, ma assiste anche gruppi esterni, come l’ Internal Revenue Service (IRS), nel caso in cui debbano indagare sui dati finanziari a fini fiscali.
Scelte del software di contabilità
Esistono pacchetti software di contabilità per tutte le aziende, dai Quickbook di Intuit per le piccole e medie imprese alle offerte di Microsoft, SAP e Oracle per le grandi imprese. Alcune delle caratteristiche distintive sono le funzionalità nella rendicontazione delle spese, la rendicontazione dell’inventario LIFO e FIFO, l’ integrazione del punto vendita, la gestione dei lotti, la gestione dei documenti e la registrazione delle transazioni multivaluta.
Altrettanto importante è dove e come viene distribuito il software di contabilità: on-premise, ospitato come software-as-a-service (SaaS) o nel cloud. Esistono pacchetti software di contabilità generici che possono essere utilizzati immediatamente per tutti i tipi di società, mentre altri pacchetti richiedono la personalizzazione per le esigenze specifiche di un settore o di un’azienda. Come con altri tipi di pacchetti software, i prezzi per il software di contabilità possono assumere la forma di una tariffa fissa (ad es. Un abbonamento mensile), basata sul tempo, basata sull’utente e su più livelli a seconda del livello di servizio.
A seconda del software di contabilità scelto, i rappresentanti della società di software possono visitare l’ufficio di un cliente e dimostrare il software di contabilità, nonché implementarlo correttamente e in modo sicuro all’interno del reparto contabilità dell’azienda.