Registri contabili

Cosa sono i documenti contabili?

I registri contabili sono tutta la documentazione e i libri coinvolti nella preparazione di bilanci o registrazioni rilevanti per le revisioni contabili e le revisioni finanziarie. I record contabili includono record di attività e passività, transazioni monetarie, libri mastri, giornali e qualsiasi documento giustificativo come assegni e fatture.

Punti chiave

• I record contabili sono tutti i documenti coinvolti nella preparazione del bilancio di una società.
• Alcuni organismi di regolamentazione richiedono alle aziende di conservare i propri registri contabili per diversi anni nel caso in cui debbano essere riesaminati.
• I record contabili vengono spesso esaminati per verifiche, controlli di conformità o altre necessità aziendali.
• I tipi di registrazioni contabili includono transazioni, libri contabili, bilanci di verifica, giornali e rendiconti finanziari.

Comprensione dei record contabili

In genere sono in vigore norme e leggi per obbligare le entità contabili e le società di revisione a conservare le registrazioni contabili per un determinato periodo di tempo. Negli Stati Uniti, la Securities and Exchange Commission (SEC) richiede che le società di contabilità conservino i registri degli audit e delle revisioni per almeno sette anni e che conservino tutti i record che supportano o mettono in dubbio le conclusioni di un audit.

Non esiste un accordo universale su quale raccolta di documenti aziendali comprenda una serie completa di registrazioni contabili. I record contabili possono essere considerati un termine generico. Parti diverse, come creditori, investitori azionari o gruppi interessati al governo societario avranno priorità diverse e spesso concorrenti; le loro richieste o preferenze per la documentazione cambieranno continuamente.

In diversi momenti del ciclo economico o economico, le parti che richiedono registrazioni contabili modificheranno la loro richiesta di informazioni in base alla posizione in un ciclo. Ad esempio, all’inizio di una ripresa in un ciclo economico, le richieste di rendiconti finanziari potrebbero essere forti, poiché gli investitori azionari sono rialzisti. Al contrario, durante un tuffo in un ciclo economico, i creditori potrebbero richiedere maggiori dettagli sulle voci di bilancio, poiché diventano più riluttanti a concedere credito.

In breve, le registrazioni contabili e persino i metodi di contabilità sono in continua evoluzione per stare al passo con la natura mutevole del business e le richieste di informazioni dei partecipanti al mercato interessati.

Tipi di registrazioni contabili

I registri contabili generalmente si presentano in due forme: iscrizione singola e partita doppia. Con il suo nome, la singola voce è un metodo molto più semplice, che funziona meglio per le operazioni più piccole. Il metodo della partita doppia è più complesso e richiede due registrazioni, una in accredito e una in addebito, per ogni transazione effettuata da un’azienda. L’obiettivo è bilanciare i libri e tenere conto del movimento di denaro contante attraverso un’organizzazione. Questo viene fatto principalmente nelle aziende più grandi, il che aiuta a individuare errori e potenziali frodi.

I tipi specifici di record contabili che vengono esaminati sono costituiti da transazioni, giornali, libri contabili, bilanci di verifica e rendiconti finanziari di una società.

Transazioni

La transazione è il punto di partenza per qualsiasi registrazione contabile. È il catalizzatore dell’intero processo che mostra qualsiasi articolo acquistato o venduto, ammortizzato, ecc. Che un’azienda negozia.

Riviste

I giornali registrano tutte le transazioni effettuate da una società. I giornali possono coprire tutte le transazioni intere di una società oppure possono esserci diversi giornali per diverse aree dell’azienda. L’unica necessità è che i giornali siano aggiornati e che tutte le transazioni siano registrate in qualche modo.

Libri mastri generali

La contabilità generale è il movimento delle transazioni nel giornale di registrazione in posizioni designate nella contabilità generale che sono delineate dal tipo di transazione. In questo modo è più facile setacciare le transazioni e classificarle correttamente nella preparazione del bilancio di verifica e, in ultima analisi, del bilancio.

Bilanci di prova

Il bilancio di verifica è la somma di tutti i crediti e i debiti all’interno del ciclo economico. Una volta completato questo passaggio, tutte le voci dovrebbero essere bilanciate. In caso contrario, ciò può rivelare un errore che deve essere corretto o una possibile frode. Sarà fondamentale determinare la disconnessione.

Bilancio d’esercizio

Il rendiconto finanziario è il documento finale che comprende i componenti di tutti gli altri documenti contabili. I rendiconti finanziari sono ciò che verrà fornito al pubblico e agli organismi di regolamentazione per la visione. Gli analisti degli investimenti possono esaminare i rendiconti finanziari per arrivare alle loro opinioni sulla società. Gli organismi di regolamentazione possono richiedere i documenti contabili da cui è stato generato il bilancio per approfondire la conoscenza dell’azienda.