Riconciliazione dei conti

Che cos’è la riconciliazione dei conti?

La riconciliazione dei conti è il processo di conferma che due record separati di transazioni in un conto sono uguali. Sia le istituzioni che gli individui eseguono la riconciliazione dei conti. A livello istituzionale, le banche e gli intermediari devono rivedere internamente le transazioni tra i loro movimenti di contabilità generale  e le registrazioni dei conti individuali. La riconciliazione dei conti può aiutare le organizzazioni a individuare errori nella contabilità che potrebbero indicare errori, calcoli errati o perdite di denaro. Grazie all’automazione del computer, questo processo è molto più veloce di quanto non fosse una volta.

Punti chiave

• La riconciliazione dei conti conferma che due record di transazione sono uguali e bilanciati.
• Le istituzioni e gli individui eseguono la riconciliazione dei conti nel bilanciamento dei libretti degli assegni e nell’assicurarsi che i record corrispondano alle dichiarazioni.
• La riconciliazione dei conti nelle banche è una funzione di regolamentazione e conformità.

Il Sarbanes-Oxley Act del 2002 ha stabilito i parametri per la riconciliazione dei conti aziendali. Prima di Sarbanes-Oxley, i principi contabili non tenevano conto della necessità di applicare le migliori pratiche alla riconciliazione contabile. Ora, le aziende sono tenute a standard molto più elevati per i controlli interni e le procedure di audit.

La riconciliazione si verifica anche quando un cliente di una banca o di un intermediario conferma che i suoi record personali corrispondono a quanto riportato negli estratti conto periodici. A livello individuale, il bilanciamento di un libretto degli assegni è una forma di riconciliazione dei conti. Il termine può anche riferirsi al bilanciamento dei libri e dei record di un’azienda con programmi software e immissioni di dati.

Comprensione della riconciliazione dei conti

Per le istituzioni più grandi, le terze parti esterne sono spesso incaricate di condurre la riconciliazione dei conti, il che fornisce un livello di obiettività alla revisione. La riconciliazione dei conti all’interno delle istituzioni finanziarie è una funzione chiave di regolamentazione e conformità ed è un obiettivo primario per le autorità di regolamentazione esterne nei loro audit di routine dell’azienda. I clienti di queste aziende dovrebbero anche tenere un registro accurato e segnalare tempestivamente le discrepanze. Con l’avvento dei sistemi informatici per registrare le transazioni e le posizioni dei clienti, la riconciliazione spesso equivale a correggere piccole discrepanze di pochi dollari, o addirittura penny, tra una fonte e l’altra. Più a lungo viene scoperto un errore, più difficile sarà riconciliare i due record.

Come funziona la riconciliazione dei conti

A livello organizzativo, la riconciliazione dei conti può essere eseguita seguendo un processo semplificato. In primo luogo, dovrebbero essere raccolte tutte le informazioni contabili necessarie. Quindi, gli estratti conto della società vengono confrontati con la contabilità generale. Eventuali detrazioni in sospeso nel registro della società devono essere detratte dal saldo finale e eventuali depositi in sospeso devono essere aggiunti al saldo finale. Se il conto produce interessi, dovrebbe essere calcolato. Gli assegni in sospeso dovrebbero essere detratti, così come gli errori bancari, come addebiti o accrediti imprecisi e commissioni per servizi bancari. Infine, sia l’estratto conto della società che la contabilità generale dovrebbero mostrare lo stesso saldo finale. Eventuali errori che rimangono alla fine del processo devono essere esaminati verificando che ogni transazione sia registrata nella contabilità generale e che siano contabilizzati i depositi in sospeso e gli assegni in sospeso.

Gli individui possono riconciliare i propri account personali utilizzando un processo simile. Invece di una contabilità generale, confronterebbero i loro estratti conto bancari o altri estratti conto finanziari con un record personale di debiti e crediti, come un registro del libretto degli assegni. Tuttavia, grazie all’avvento dell’online banking e al declino degli assegni cartacei, molte persone non eseguono più la riconciliazione dei conti per la maggior parte dei loro conti finanziari e dipendono dalle loro banche per mostrare il saldo finale corretto nei portali bancari online.